Jak i do kiedy wypełnić i rozliczyć PIT-11?

PIT-11 rozlicz w e-pity Płatnika

PIT-11 stanowi podstawową informację o przychodach, dochodach, kosztach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych. Informacja wystawiana oraz dostarczana przez płatnika, który w trakcie roku rozlicza pobiera i wpłaca zaliczki na podatek dochodowy. PIT-11 stanowi podstawowe źródło wiedzy niezbędnej do sporządzenia zeznań rocznych takich jak PIT-37 czy PIT-36.

O złożenie PIT-11 podatnik nie musi wnioskować. Płatnik ma obowiązek wystawić i przekazać informację z własnej inicjatywy. W niektórych przypadkach zamiast PIT-11 wystawić może on PIT-40, ale wyłącznie na wniosek podatnika, złożony przed 10 stycznia roku następującego po rozliczanym roku podatkowym. W takim przypadku PIT-40 zastępuje PIT-11, a podatnik nie musi dodatkowo rozliczać się już z organem skarbowym. W przypadku wypłat zagranicznych w niektórych przypadkach PIT-11 zastępowany jest informacją IFT.

Forma przekazania PIT-11

Podstawową formą przekazania PIT-11 do urzędu skarbowego jest forma elektroniczna. Płatnik będący osobą fizyczną lub podmiot będący osobą fizyczną wysyłając tę informację nie musi korzystać z e-podpisu, wystarczającym jest dla niego zestaw danych autoryzujących. Pozostali płatnicy (np. spółka z o.o.) muszą nabyć w tym celu e-podpis. W niektórych przypadkach możliwe jest wysyłanie do urzędu PIT-11 w formie drukowanej (np. płatnicy pełniący tę rolę dla nie więcej niż 5 osób), niemniej wybór takiej formy skraca termin na sporządzenie PIT-11 do końca stycznia (sporządzający PIT-11 elektronicznie mogą to zrobić do końca lutego).

W przeciwieństwie do wysyłki PIT-11 do urzędu skarbowego, egzemplarz przekazywany zatrudnionemu - podatnikowi, przekazywany może być zarówno elektronicznie, jak i wydrukowany. Przy wyborze elektronicznej, wystarczającym jest przekazanie PIT-11 na e-mail pracownika lub udostępnienie go w profilu elektronicznym, stworzonym dla niego przez pracodawcę. Zarówno wersja elektroniczna, jak i drukowana może zostać podatnikowi dostarczona do końca lutego.

Terminy przekazania PIT-11

Podmiot sporządzający informację o wypłaconych kwotach, przekazuje PIT-11 podatnikowi, na rzecz którego dokonywał wypłat, nie później niż do końca lutego roku następującego po rozliczanym roku podatkowym. Nie ma znaczenia, czy płatnik zdecyduje się przekazać zatrudnionemu jego rozliczenie PIT-11 w formie drukowanej czy też elektronicznej – w obu przypadkach terminem ostatecznym jest koniec lutego roku następującego po rozliczanym roku podatkowym.

Termin ostateczny na dostarczenie PIT-11 do urzędu skarbowego przez sporządzającego tę informację zależy od formy, w jakiej informacja zostanie przygotowana. W przypadku wyboru formy elektronicznej, sporządzający przekazuje PIT-11 do urzędu skarbowego do końca lutego roku następującego po rozliczanym roku podatkowym. W przypadku PIT-11 dla nierezydenta podatkowego, PIT-11 należy przekazać do końca lutego roku następującego po rozliczanym roku podatkowym, urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania.

Natomiast płatnik, który może dokonać rozliczenia PIT-11 w formie dokumentu pisemnego oraz zdecyduje się właśnie na taką formę doręczenia informacji, przekazuje PIT-11 urzędowi skarbowemu do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym, a zatem miesiąc wcześniej niż w przypadku wyboru formy elektronicznej.

UBD-wiele druków łącznie

Możliwe jest wysłanie za jednym razem do 20.000 druków PIT-11, PIT-8C, PIT-R i deklaracji PIT-40 za jedną transmisją i uzyskanie jednego UPO (Urzędowego Poświadczenia Odbioru). Taka sytuacja pozwala na przyspieszenie wysyłki i przechowywanie tylko jednego potwierdzenia złożenia deklaracji. Poprzez zbiorczą bramkę nie można wysyłać PIT-4R - należy go wystawić i wysłać osobno, za pomocą pojedynczego dokumentu, w pojedynczej transmisji.

Zakończenie działalności, rozwiązanie umowy przed końcem roku

W sytuacji zakończenia działalności gospodarczej poprzez składającego PIT-11 za pracownika (umowa o pracę, rolnicze spółdzielnie, inne tytuły oprócz działalności wykonywanej osobiście i prawa majątkowe), w trakcie roku podatkowego, deklarację składamy w terminie standardowym (do końca lutego), chyba, że podatnik wystąpi z wnioskiem o wcześniejsze przekazanie takiej informacji.

Podobnie, jeżeli przed końcem roku ustał obowiązek zaliczek (np. rozwiązanie umowy o pracę), informację przesyła się do końca lutego, chyba że płatnik otrzyma wniosek podatnika. Po takim wniosku deklarację składa się w terminie 14 dni od złożenia wniosku.

Powyższa zasada nie dotyczy płatników obliczających, pobierających i wpłacających zaliczki z tytułu działalności wykonywanej osobiście (art. 13 ustawy o PIT), a ponadto z praw majątkowych (art. 18 ustawy o PIT).

Standardowo w tym przypadku deklarację składa się do końca lutego roku następującego po roku podatkowym (ewentualnie końca stycznia tego roku).
W razie zaprzestania przez płatnika prowadzenia działalności przed końcem lutego roku następującego po roku podatkowym, płatnik przekazuje informacje w terminie do dnia zaprzestania działalności.
W przypadku, gdy przed końcem roku ustał obowiązek poboru zaliczek (np. rozwiązanie umowy zlecenie), PIT-11 składa się do końca lutego (w terminie standardowym). Nie składa się natomiast wniosku o wcześniejsze przekazanie informacji PIT-11.

Nierezydenci

W obu przypadkach (zarówno umowy o pracę jak i działalności wykonywanej osobiście) nierezydenci podlegający ograniczonemu obowiązkowi podatkowemu na terytorium Rzeczypospolitej mogą złożyć wniosek o wystawienie PIT-11. W takim przypadku płatnik obwiązany jest w terminie 14 dni od dnia złożenia tego wniosku, jest obowiązany do sporządzenia i przesłania podatnikowi i urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych - imiennej informacji podatkowej.