PIT-11 wzór przykładowej deklaracji

Podatnik Jan Kowalski od 1 lipca do końca roku pracował zatrudniony na umowę o pracę w firmie „Przedsiębiorstwo wielobranżowe Jan Nowak”. Umowa zawarta była 1 czerwca z datą rozpoczęcia jej obowiązywania 1 lipca (dzień rozpoczęcia wykonywania pracy). Nie jest to pierwsza praca Kowalskiego. Pracodawca za rok podatkowy 2023 składa do Urzędu Skarbowego PIT-4R – do 31 stycznia 2024 r. oraz PIT-11, który przekazuje do Urzędu Skarbowego oraz pracownikowi Kowalskiemu do 29 lutego 2024 r.

Wypełnienie PIT-11

W poz. 1 należy wpisać numer identyfikacji podatkowej NIP pracodawcy czyli płatnika, który wypełnia PIT-11.

Nowak wpisuje: 999-999-99-99 (faktyczny numer NIP Nowaka, pracodawcy).

Każdy pracodawca w związku z rozpoczęciem prowadzenia działalności gospodarczej, ewentualnie wcześniej, otrzymuje własny numer NIP. Przedsiębiorca Nowak wpisuje więc własny numer NIP. Osoba fizyczna, która posiada już NIP - musi w związku z rozpoczęciem prowadzenia działalności - dokonać zgłoszenia numeru NIP (zgłoszenia aktualizacyjnego). Osobie posiadającej numer PESEL w związku z rozpoczęciem prowadzenia przedsiębiorstwa, nadany zostanie numer NIP.

Poz. 2-3 nie wypełniamy, dane te wypełniają pracownicy urzędu skarbowego.

W poz. 4 wpisujemy rok, za który składamy PIT-11. Dla pracodawcy istotna w tym przypadku jest data rozpoczęcia wykonywania pracy, nie data podpisania umowy. Pamiętaj – okres, w którym pracodawca obowiązany jest odprowadzać zaliczki, zaczyna się już z dniem nawiązania stosunku pracy, a nie np. dwudziestego dnia następnego miesiąca w stosunku do miesiąca nawiązania tego stosunku. A zatem w żadnym wypadku data w poz. 4 nie może być też późniejsza niż pierwsza wypłata (chyba, że wystąpiła zaliczka, o której była mowa w umowie).

Wpisujemy: 2023

W poz. 5 wpisujemy 1. Jest to pierwszy PIT-11 składany za Jana Kowalskiego. Korekta tej deklaracji oznaczona byłaby tym samym numerem. 

W poz. 6 wpisać należy urząd skarbowy, do którego adresowany jest PIT-11. Informację należy złożyć urzędom skarbowym, przy pomocy których naczelnicy urzędów skarbowych właściwi według miejsca zamieszkania podatnika wykonują swoje zadania. A zatem wskazać należy organ właściwy dla pracownika Kowalskiego, a nie pracodawcy - Nowaka. Niemniej Kowalski mieszka w tej samej miejscowości, w której mieści się zakład pracy. A zatem faktycznie informacja trafi do urzędu właściwego miejscowo dla podatnika i płatnika. Wystarczające jest określenie nazwy urzędu, jego położenie (adres) jest zbędne.

Wpisujemy: URZĄD SKARBOWY W BYDGOSZCZY

Poz. 7 – cel składania PIT-11. Z racji tego, że w danym roku podatkowym przedsiębiorca składa PIT-11 za Kowalskiego po raz pierwszy, zakreśla pole nr 1. Błędne wskazanie danych w informacji, eliminowanie jakichkolwiek pomyłek, również obliczeniowych, spowoduje, że właściwe będzie oznaczenie pola nr 2.

W części B wpisujemy dane płatnika - pracodawcy. Dane powinny być aktualne oraz ustalone zgodnie z danymi w NIP pracodawcy.

W poz. 7 płatnik wskazuje własny status prawny. Osoba fizyczna zawsze zaznacza pole nr 2. Pozostali płatnicy niebędący osobami fizycznymi zaznaczają pole nr 1. Nowak prowadzi działalność gospodarczą jako osoba fizyczna, zatem właściwe będzie dla niego pole nr 2.

W poz. 8 - 9 wpisywane są dane w zależności od formy prawnej wykonywania działalności, stąd poz. 8 zawiera nazwę i REGON podmiotu (płatnik niebędący osobą fizyczną), natomiast poz. 9 - nazwisko, pierwsze imię i datę urodzenia (płatnik - osoba fizyczna).
Dane te są wystarczające a PIT-11 nie musi zawierać danych adresowych płatnika.

Wpisujemy: NOWAK JAN, 19-11-1978 r.

C. Dane podatnika

Uwaga

Identyfikacja powinna być zgodna ze stanem faktycznym. Zgodnie z art. 11 ust. 2 pkt 6 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. 2004, nr 269, poz. 2681) w sprawach dotyczących zobowiązań podatkowych oraz niepodatkowych należności budżetowych podatnicy mają obowiązek podawać identyfikator podatkowy na żądanie płatników oraz inkasentów podatków i niepodatkowych należności budżetowych. Podatnik - pracownik - ma zatem obowiązek podać te dane na oświadczeniu lub ankiecie pracowniczej, na co zezwalają m.in. przepisy prawa pracy. Art. 22(1) ust. 2 ustawy - kodeks pracy wskazuje, że pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania, niezależnie od danych osobowych, numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL). Podatnik lub płatnik, który wbrew obowiązkowi nie podaje numeru identyfikacji podatkowej lub podaje numer nieprawdziwy podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe. To samo ma miejsce w przypadku nieaktualizowania danych. Dodatkowym warunkiem wprowadzonym w deklaracjach jest oświadczenie o rezydencji podatkowej, służące określeniu właściwych zasad opodatkowania - wynikających z polskich ustaw podatkowych lub z umów o unikaniu podwójnego opodatkowania.

W poz. 11 wskazać należy ograniczony lub nieograniczony obowiązek podatkowy: u Jana Kowalskiego będącego polskim rezydentem podatkowym wskazujemy: nieograniczony obowiązek podatkowy.
W poz. 12 wpisujemy numer PESEL lub numer NIP: u Jana Kowalskiego będzie to PESEL: 7811934421.

Pozycję 13 - 15 wypełniać należy tylko w przypadku posiadania przez podatnika zagranicznego numeru podatkowego (odpowiednik polskiego NIP, PESEL): pozostawiamy puste.
W poz. 16 wpisujemy nazwisko podatnika: KOWALSKI.
W poz. 17 wpisujemy pierwsze imię podatnika: JAN.

W poz. 18 wpisujemy datę urodzenia podatnika: dzień-miesiąc-rok, cyfry mniejsze niż 10 można poprzedzić zerem:

Wpisujemy: 19-11-1978.

W poz. 19 wpisujemy kraj: POLSKA.

W poz. 20 wpisujemy województwo: KUJAWSKO-POMORSKIE.

W poz. 21 wpisujemy powiat: BYDGOSKI.

W poz. 22 wpisujemy gmina: BYDGOSZCZ.

W poz. 23 wpisujemy ulicę: BYDGOSKA.

W poz. 24 wpisujemy numer domu: 13.

W poz. 25 wpisujemy numer lokalu: 2.

W poz. 26 wpisujemy miejscowość: BYDGOSZCZ.

W poz. 27 wpisujemy kod pocztowy zgodnie ze spisem Poczty Polskiej: 56-560. Decydująca jest zawsze właściwość miejscowa urzędów pocztowych. Wpisujemy BYDGOSZCZ.

D. Informacja o kosztach uzyskania przychodu z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej

Kowalski pracował 6 miesięcy, z czego otrzymał 5 wypłat przysługują mu zatem koszty uzyskania przychodów w kwocie 3x250 zł oraz 2x300 zł (wypłaty za grudzień w styczniu nie ujmujemy).

Płatnik Nowak zatrudniał daną osobę tylko na jednej umowie o pracę na raz, w poz. 28 płatnik zaznacza kwadrat nr 1.

E. Dochody podatnika, pobrane zaliczki oraz pobrane składki

Zatrudnienie Kowalskiego dotyczy wyłącznie stosunku pracy. A zatem płatnik wypełnia wyłącznie poz. 29 - 35.

W poz. 29 Nowak wpisuje kwotę przychodów łącznie z podatkiem, jak na liście płac, bez potrąceń. Kwota wypłacona za grudzień 2022 r. w styczniu 2023 r. wchodzi do PIT-11 za 2023 r., natomiast PIT-11 za 2022 r. obejmie przychody jedynie za miesiące lipiec - listopad.

Nie wpisujemy tam przychodów zwolnionych z podatku oraz tych, od których nastąpiło zaniechanie poboru podatku. W związku z tym, że Kowalski wyjeżdżał w delegację, świadczenia zwolnione z podatku z tego tytułu nie będą uwzględnione wśród przychodów z poz. 29 PIT-11.

W poz. 30 uwzględniamy łączną wartość kosztów uzyskania przychodów za dany rok podatkowy. Z racji tego, że podatnik rozlicza się wyłącznie za 5 miesięcy, ujmujemy koszty za 5 miesięcy (grudzień pozostaje do rozliczenia w styczniu). Podatnik w rocznym PIT ma prawo ująć koszty uzyskania za 6 miesięcy roku. 

W poz. 31 wpisujemy dochód, czyli przychód z poz. 29 po odjęciu kosztów z poz. 30:

W poz. 32 wpisujemy kwoty wolne od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych.

UWAGA: podatnik mimo rozliczania diet i innych kwot uzyskanych w czasie delegacji zwolnionych z opodatkowania nie wskazuje ich w poz. 32. Skutkowałoby to wprowadzeniem wyłącznie kwoty zwolnionej wynikającej z umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych.

W poz. 33 wpisujemy zaliczkę pobraną przez płatnika w danym roku podatkowym.

UWAGA: jeżeli wynagrodzenie za grudzień wypłacone jest 10 stycznia, nie ujmujemy zaliczki za grudzień.

W poz. 75 wpisujemy składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe) potrącone przez płatnika. Płatnik wprowadza wyłącznie składki pobrane, a nie jedynie składki naliczone. Składki za grudzień pobrane w styczniu 2023 r. płatnik ujmuje w deklaracji PIT-11 za 2023 r.

W poz. 78 wpisujemy składki na ubezpieczenie zdrowotne potrącone przez płatnika.

Płatnik wprowadza wyłącznie składki pobrane, a nie naliczone. Składki za grudzień pobrane w styczniu 2023 r. płatnik ujmuje w deklaracji PIT-11 za 2023 r.

Nowak nie wpisuje całości pobranej składki (9% podstawy opodatkowania), lecz 7,75% tej podstawy.

Kowalski nie pracował za granicą, a płatnik nie odprowadzał za niego składek za granicą. Poz. 76-77 i 79-80 pozostawia się puste.

F. Informacja o przychodach pochodzących z innych źródeł (art. 20 ust. 1 ustawy) - pozostawiamy puste, płatnik w tym przypadku nie ma obowiązku wypełnienia tej części deklaracji, 

G. Informacja o przychodach zwolnionych od podatku oraz o załączniku - pozostawiamy puste, płatnik w tym przypadku nie ma obowiązku wypełnienia tej części deklaracji, 

H-I. Oświadczenie płatnika lub osoby odpowiedzialnej za obliczenie i pobranie podatku. Podpis

Osoby prawne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej (np. spółki cywilne, jawne, partnerskie, komandytowe, komandytowo-akcyjne), będące płatnikami lub inkasentami są obowiązane wyznaczyć osoby, do których obowiązków należy obliczanie i pobieranie podatków oraz terminowe wpłacanie organowi podatkowemu pobranych kwot, a także zgłosić właściwemu miejscowo organowi podatkowemu imiona, nazwiska i adresy tych osób. Zgłoszenia należy dokonać w terminie wyznaczonym do dokonania pierwszej wpłaty, a w razie zmiany osoby wyznaczonej w terminie 14 dni od dnia, w którym wyznaczono inną osobę.

Informację podpisuje płatnik, osoba upoważniona lub pełnomocnik.

W poz. 124 podajemy imię i nazwisko osoby podpisującej PIT-11 – płatnika lub pełnomocnika płatnika.

W poz. 125 podajemy imię i nazwisko osoby wyznaczonej oraz podpis tej osoby. 

Zobacz jak wygląda wypełniona deklaracja PIT-11 wzór/przykład za 2021 rok - Pana Jana - plik PDF.