UBD jako ułatwienie w działaniach Ministerstwa Finansów
Podstawowym zadaniem UBD jest uproszczenie i przyspieszenie procesu wysyłki druków podatkowych przez płatników podatków. Bramka systemu e-Deklaracje umożliwi jednorazową wysyłkę jednego druku podatkowego. Podatnik zmuszony jest więc wielokrotnie powtarzać tę samą operację. UBD zmienia ten proces. W efekcie wprowadzenia bramki podatnik może wielokrotnie przesyłać informacje podatkowe.
Uniwersalna Bramka Dokumentów pozwala wysyłać druki przez płatników będących osobami fizycznymi, prawnymi jak i jednostkami niemającymi osobowości prawnej. Osoby fizyczne nie muszą posiadać bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowalnego za pomocą ważnego certyfikatu (e-podpisu). W ich przypadku wystarczające jest podpisanie zestawu deklaracji i informacji podatkowych zbiorem danych autoryzujących (tak jak dotychczas robiło się to w przypadku deklaracji rocznych wysyłanych przez osoby fizyczne).
Schematy zbiorcze druków podatkowych wysyłanych przez UBD
Płatnicy korzystający z Uniwersalnej Bramki Dokumentów, wysyłki dokonywać mogą przy użyciu druków zbiorczych PIT-11Z, PIT-8CZ, PIT-RZ oraz. Nie powinni więc korzystać ze standardowych druków podatkowych, lecz wyłącznie ze zbiorczych deklaracji i informacji podatkowych. Nie jest oczywiście problemem, by wysyłka części druków odbywała się zbiorczo, a części – w formie tradycyjnej, czyli w formie pojedynczych informacji podatkowych. Dla ułatwienia, w programie e-pity formularze PIT-11/11Z, PIT-R/RZ oraz PIT-8C/8CZ po wypełnieniu mogą być wysyłane elektronicznie zarówno przez standardową bramkę e-Deklaracje jak i przez bramkę UBD i nie trzeba ich osobno wypełniać. Przykładowo po wypełnieniu PIT-11/11Z można wysłać formularz jako PIT-11 przez standardową bramkę lub jako PIT-11Z przez bramkę UBD (po wyborze tego rodzaju wysyłki w ustawieniach programu).
W efekcie zbiorczego wysłania wielu druków na formularzach PIT-11Z, PIT-8CZ, PIT-RZ, podatnik uzyskuje jedno UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) – potwierdzające jedną wysyłkę zbiorczego druku. W pojedynczej transmisji możliwe będzie ujęcie do 20.000 druków tego samego rodzaju (odrębnie zatem wysyłki zbiorczej dokonać będzie trzeba, jeżeli płatnik zobowiązany będzie przesłać do urzędu skarbowego PIT-11Z, odrębnie – gdy obowiązek taki dotyczyć będzie druku PIT-8CZ itd).
Z wykorzystaniem bramki UBD nie ma możliwości wysyłki zbiorczej korekty wysłanych e-Deklaracji. W przypadku wystąpienia błędu, podatnik korekty dokonuje składając osobno każdą z korygowanych informacji i deklaracji, które wcześniej trafiły na zbiorczym druku do organu skarbowego. Korekt deklaracji dokonywać należy na tradycyjnych – standardowych drukach podatkowych, czyli wysyłając PIT-11, PIT-8C, PIT-R na standardową bramkę e-Deklaracji.
