Jak i do kiedy wypełnić i rozliczyć PIT-40?

Rozlicz PIT-40 w program e-pity Płatnika

Pracodawca może zaproponować osobom u niego zatrudnionym, by zamiast samodzielnie rozliczać podatki, zrobili to za pośrednictwem zakładu pracy. Pozwala to na uniknięcie przez zatrudnionych formalności i ograniczenie do minimum kontaktu z ich strony z urzędem skarbowym. Jeżeli zatrudnieni wyrażą zainteresowanie taką formą rozliczenia podatków, do kontaktu z organem podatkowym pracodawca skorzystać powinien z formularza PIT-40.

Uprawnieni do rozliczenia przez pracodawcę na PIT-40

Nie każdy zatrudniony może korzystać z rozliczenia z urzędem skarbowym za pośrednictwem pracodawcy. Prawo takie posiadają te osoby, które uzyskują zarobki z tytułu:

  • stosunku służbowego,
  • stosunku pracy,
  • pracy nakładczej,
  • spółdzielczego stosunku pracy,
  • zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy, w spółdzielniach pracy - wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej,
  • wypłat z tytułu dniówek obrachunkowych, udziału w dochodzie podzielnym spółdzielni, a także uzyskiwanych od spółdzielni przez te osoby zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego,
  • emerytur i rent z zagranicy – od osób prawnych i ich jednostek organizacyjnych, które dokonują wypłaty,
  • wypłacanych stypendiów – od jednostek organizacyjnych uczelni, placówek naukowych, zakładów pracy oraz innych jednostek organizacyjnych,
  • należności za pracę przypadającej tymczasowo aresztowanym oraz skazanym – od aresztów śledczych oraz zakładów karnych,
  • wypłacanych świadczeń integracyjnych i motywacyjnej premii integracyjnej, przyznanych na podstawie ustawy z dnia 13 czerwca 2003 r. o zatrudnieniu socjalnym (Dz.U. z 2011 r. Nr 43, poz. 225 i Nr 205, poz. 1211) – od centrum integracji społecznej. PIT-40 otrzymywać można wyłącznie od jednego płatnika. Oznacza to, że zatrudniony, korzystający z rozliczenia przez płatnika na PIT-40, nie może zarabiać jednocześnie u wielu pracodawców. Nie może również uzyskać kilku PIT-40 jeżeli zmieni on pracodawcę w trakcie roku i nie łączy ze sobą powyższych tytułów zatrudnienia jednocześnie. Rozliczenie na PIT-40 jest natomiast dopuszczalne, gdy zatrudniony wykonuje kilka umów wskazanych powyżej jednocześnie u jednego pracodawcy.

Nie ma możliwości, by poprzez PIT-40 rozliczać pracownika, który poza wskazanymi powyżej rodzajami zatrudnienia uzyskuje inne przychody u innego pracodawcy opodatkowane według skali podatkowej.

Przykład

Jan Kowalski zawarł umowę o pracę z ABC consulting Jan Nowak. Poza tym świadczy usługi na podstawie umowy zlecenie na rzecz innego przedsiębiorstwa. Jan Nowak nie może rozliczyć pracownika na PIT-40.

Natomiast gdy pracownik pozostałe przychody z tytułu innego rodzaju umów uzyskuje u tego samego pracodawcy, u którego chce rozliczać się na PIT-40,pracodawca może dokonać jego rozliczenia rocznego.

Przykład

Jan Kowalski wykonuje umowę o pracę oraz umowę zlecenie w ABC consulting Jan Nowak. Obie umowy będzie można rozliczyć składając do urzędu skarbowego PIT-40.

A zatem by rozliczać się na PIT-40 pracownik musi osiągać co najmniej jeden z rodzajów przychodów wskazanych powyżej oraz dodatkowo może zarabiać za pośrednictwem tego samego pracodawcy na podstawie różnych innych tytułów. Zarobków nie można łączyć natomiast z zarobkami u innych pracodawców poza wskazanymi wyjątkami. Takimi wyjątkami, które mimo zarabiania w inny sposób niż za pośrednictwem pracodawcy sporządzającego PIT-40 są wyłącznie:

  • przychody rozliczane na PIT-36L - z działalności gospodarczej prowadzonej przez pracownika i opodatkowanej liniowo (podatkiem 19%),
  • zarobki rozliczane co do zasady na PIT-38 opodatkowane ryczałtem 19% z tytułu kapitałów pieniężnych np. z tytułu pożyczek, z odsetek i dyskonta od papierów wartościowych, z dywidend i innych przychodów z tytułu udziału w zyskach osób prawnych; od dochodu z tytułu udziału w funduszach kapitałowych;
  • zarobki rozliczane co do zasady na PIT-38 - z odpłatnego zbycia papierów wartościowych lub pochodnych instrumentów finansowych, w tym z realizacji praw wynikających z tych instrumentów, z odpłatnego zbycia udziałów (akcji) oraz z tytułu objęcia udziałów (akcji) za wkład niepieniężny w postaci innej niż przedsiębiorstwo lub jego zorganizowana część, zarobki rozliczane na PIT-39 z tytułu zbycia nieruchomości lub ich części oraz udziału w nieruchomości, spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu mieszkalnego lub użytkowego oraz prawa do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej, prawa wieczystego użytkowania gruntów,
  • zarobki wymieniane na PIT-8AR i rozliczane ryczałtowo – z tytułów wskazanych w art. 30 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych,opodatkowanych ryczałtowo, czyli m.in.:
    • z tytułu wygranych w konkursach, grach i zakładach wzajemnych lub nagród związanych ze sprzedażą premiową,
    • z tytułu świadczeń otrzymanych przez emerytów lub rencistów, w związku z łączącym ich uprzednio z zakładem pracy stosunkiem służbowym, stosunkiem pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunkiem pracy, w tym od związków zawodowych,
    • z tytułu świadczeń otrzymanych od banków, spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych lub instytucji finansowych w rozumieniu odrębnych przepisów, w związku z promocjami oferowanymi przez te podmioty,
    • z tytułu działalności wykonywanej osobiście, w tym umów zlecenie i dzieło, ale wyłącznie jeżeli kwota należności określona w umowie zawartej z osobą niebędącą pracownikiem płatnika nie przekracza 200 zł,
  • zarobki osób, które dodatkowo opodatkowane są na PIT-28 (ryczałt od przychodów ewidencjonowanych), PIT-16 (karta podatkowa), czy też podatkiem tonażowym.

Dodatkowo za pośrednictwem PIT-40 nie rozliczą się osoby, które zainteresowane są rozliczaniem większości ulg podatkowych. Zatrudniony musi oświadczyć także, że nie korzysta z odliczeń, z wyjątkiem:

  • pobranych w ciągu roku składek na ubezpieczenia społeczne;
  • zwróconych płatnikowi świadczeń, które uprzednio zwiększyły dochód podlegający opodatkowaniu, w kwotach uwzględniających pobrany podatek dochodowy, jeżeli zwroty te nie zostały potrącone przez płatnika przy poborze zaliczek;
  • pobranej w trakcie roku składki na ubezpieczenie zdrowotne (7,75% podstawy jej ustalenia);

Nie jest możliwe również opodatkowanie łącznie z małżonkiem lub jako osoba samotnie wychowująca dziecko.

Terminy przekazania PIT-40 i PIT-12, korekta PIT-40

Wybór rozliczeń podatkowych za pośrednictwem płatnika (pracodawcy) poprzez druk PIT-40 wymaga przestrzegania określonych terminów i dostarczania dokumentów w ściśle określonym czasie. Naruszenie terminu i złożenie PIT-40 lub PIT-12 po terminie nie ma mocy wiążącej – tzn. terminy nie mogą być przywracane na wniosek zatrudnionego lub płatnika np. w związku z chorobą, wypadkiem itp.

Zatrudniony przekazuje swojemu pracodawcy PIT-12 przed 10 stycznia roku następującego po rozliczanym roku podatkowym (przekazanie dokumentu w dniu 10 stycznia nie powinno być przez pracodawcę uznawane za dochowanie terminu; w praktyce jednak pracodawcy często akceptują dokumenty wpływające do nich 10 stycznia i w dniach najbliższych).

Płatnik przekazuje PIT-40 zatrudnionemu do końca lutego roku następującego po rozliczanym roku podatkowym. Nie ma znaczenia, czy płatnik zdecyduje się przekazać zatrudnionemu jego rozliczenie PIT-40 w formie drukowanej czy też elektronicznej – w obu przypadkach terminem ostatecznym jest koniec lutego roku następującego po rozliczanym roku podatkowym.

Termin ostateczny na dostarczenie PIT-40 do urzędu skarbowego przez płatnika zależy od formy, w jakiej przygotowane zostanie rozliczenie. W przypadku wyboru formy elektronicznej, płatnik przekazuje PIT-40 do urzędu skarbowego, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania, do końca lutego roku następującego po rozliczanym roku podatkowym. W przypadku PIT-40 dla nierezydenta podatkowego, PIT-40 należy przekazać do końca lutego roku następującego po rozliczanym roku podatkowym, urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania.

Natomiast płatnik, który zdecyduje się dokonać rozliczenia PIT-40 w formie dokumentu pisemnego, przekazuje urzędowi skarbowemu do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym, a zatem miesiąc wcześniej niż w przypadku wyboru formy elektronicznej.

Inne są konsekwencje niezachowania terminów przez zatrudnionego, inne przez pracodawcę. W przypadku tego pierwszego złożenie PIT-12 z opóźnieniem spowoduje brak możliwości rozliczenia go przez pracodawcę na druku PIT-40 w efekcie czego samodzielnie musi on wypełnić deklarację PIT-37 lub inną deklarację dla niego właściwą. Zatrudnionemu nie grozi oczywiście w takim przypadku żadna forma innej odpowiedzialności. Natomiast pracodawca, który składa PIT-40 po terminie naraża się na odpowiedzialność karną skarbową i powinien liczyć się z możliwością nałożenia na niego grzywny.

Korekty PIT-40 płatnik dokonać może przez pięć lat licząc od końca roku, w którym złożył PIT-40.

Podatnik – zatrudniony złożyć własną deklarację podatkową zamiast PIT-40 (np. celem wykazania ulg podatkowych) może w terminie do końca kwietnia roku następującego po rozliczanym roku podatkowym.