Płatnik PIT zobowiązany jest przekazać do podatnika/pracownika w terminie do końca lutego 2019 informację o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy - PIT-11, roczne obliczenie podatku od dochodu uzyskanego przez podatnika, a w przypadku nierezydentów również informację o wysokości przychodu (dochodu) uzyskanego przez osoby fizyczne niemające w Polsce miejsca zamieszkania - IFT-1/IFT-1R. Choć możliwe jest przekazanie tych druków zatrudnionym w formie tradycyjnej, czyli wydrukowanych i podpisanych odręcznie dokumentów podatkowych, również dokumenty te można dostarczyć elektronicznie, oszczędzając czas i pieniądze. Organy podatkowe oraz sądy jednoznacznie zezwalają na taką formę przekazania tych informacji i zeznań na rzecz zatrudnionych.
W 2020 r. płatnicy podatku PIT, pozostający osobami fizycznymi, wysyłając do urzędu skarbowego PIT-11 i IFT-1/IFT-1R, mają możliwość podpisywania ich zestawem 5 danych autoryzujących. Druki wysyłane elektronicznie do podatników, których one dotyczą, muszą być podpisane e-podpisem (bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu).
Nie ma obecnie ograniczeń co do wysyłania informacji PIT-11, PIT-8C, PIT-R oraz IFT-1/IFT-1R w formie elektronicznej do pracownika / podatnika. Dopuszczalnym jest przechowywanie tej dokumentacji w formie elektronicznej. Pracownik nie musi wyrazić zgody, choć taka zgoda lub choćby informacja o przesyłaniu tych dokumentów elektronicznie jest pożądana. To, o co powinien zadbać płatnik, to prawidłowe bezpieczne podpisanie informacji i deklaracji przesyłanych podatnikowi oraz możliwość wykazania jej dostarczenia.
Odpowiadając na wszystkie powyższe potrzeby, Wojewódzki Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 15 listopada 2013 r., sygn. akt I SA/Łd 1097/13 zgadzając się z podatnikiem, stwierdził że:
Tego samego zdania był także Wojewódzki Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 22 października 2010 r., sygn. akt I SA/Po 486/10, w którym stwierdził, że „brak jest przeszkód prawnych dla uznania, że przekazanie deklaracji podatnikowi przez płatnika może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w sytuacji gdy wiadomość jest przesyłana w formie wiadomości elektronicznej z podpisem elektronicznym pod adres podatnika (pracownika) podany w tym celu, pod warunkiem, że zachowano wzór deklaracji".
Taką samą linię przyjmują obecnie organy podatkowe, np. Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi, w interpretacji z dnia 7 maja 2014 r., sygn. akt IPTPB1/415-163/13-8/14-S/KSU, czy Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 11 lutego 2015 r., sygn. akt IBPBII/1/415-951/14/MK.
Miejscem docelowym, do którego przekazane mogą być wystawione elektronicznie i dostarczane z podpisem elektronicznym: PIT-11, IFT-1/IFT-1R mogą być zarówno adresy e-mail wskazane przez pracownika, jak również ich specjalne profile udostępnione przez płatnika. Prawo nie wskazuje bowiem metody i miejsca docelowego przekazania elektronicznie zeznań i informacji czy też formy, w jakiej podatnik ma się z nimi zapoznać.
Minister Finansów wskazał np. że alternatywną w stosunku do wysyłki na e-mail formą dostarczenia PIT-11, IFT pozotaje udostępnienie podatnikowi linku przekierowującego, gdzie podatnik wpisuje podany mu unikatowy login, dokonuje autoryzacji, a następnie na swój nr telefonu otrzymuje automatycznie unikatowe hasło dostępu do swojego konta. Za pomocą otrzymanego hasła podatnik loguje się na platformę internetową, w której udostępniona jest dotycząca tylko tego podatnika deklaracja PIT-11 (Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, 11 lutego 2015 r., sygn. akt IBPBII/1/415-951/14/MK).
Korzystając z e-pity Płatnika masz możliwość przekazać wygenerowaną przez Ciebie deklarację lub przesłać elektronicznie pracownikowi na jego indywidualne, bezpieczne konto - profil w serwisie odbierz-pit.pl. Pracownik-podatnik będzie się logować do konta za pomocą jego danych autoryzujących, w tym za pomocą przekazanego mu na numer telefonu kodu dostępu.
Przekazanie informacji PIT odbywa się bezpośrednio w programie e-pity Płatnika. Dla pracownika odbiór druku jest bezpieczny i wygodny. Wystawione PIT-11, IFT mogą być przechowywane jak i usunięte przez pracownika po ich wygenerowaniu lub zapisaniu (np. na dysku twardym).
Pracodawca, doręczając druki elektronicznie:
Jeśli zdecydujesz się na wysyłkę druku PIT-11 również do urzędu skarbowego poprzez system e-Deklaracje, możesz zachować termin jego złożenia do końca lutego. Jesli jesteś uprawniony wysyłać PIT-11 do urzędu skarbowego w formie papierowej, uważaj - bo termin ten jest krótszy - wysyłki należy dokonać do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym.
Pracownik, który otrzyma PIT-11, IFT elektronicznie w przeznaczonym dla niego indywidualnym profilu www.odbierz-pit.pl może:
Możliwość przesyłania PIT-11, IFT elektronicznie, to nie tylko oszczędność czasu, ale przede wszystkim pieniędzy i środowiska naturalnego. Pracodawca nie musi ponosić kosztu związanego z drukowaniem PIT-ów oraz z zakupem znaczków pocztowych. Niepodważalne są także atuty ekologiczne. Zakładając, że swoje informacje podatkowe otrzyma mailem około 20 milionów osób, a każdy formularz ma dwie strony, oszczędzamy około 40 milionów kartek papieru, czyli znaczący kawałek lasu.
Istnieje kilka sposobów przekazania PIT-11, IFT pracownikowi przez Internet. Podajemy te podstawowe, które można wykorzystać w Twojej firmie.
Metoda nr 1 - platforma elektroniczna udostępniona przez pracodawcę - płatnika:
Metoda nr 2 - adres elektroniczny podatnika miejscem przekazania informacji i zeznań podatkowych: