Przekazanie - dostarczenie PIT do podatnika

Płatnik PIT zobowiązany jest przekazać do podatnika/pracownika w terminie do 28 lutego 2025 informację o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy - PIT-11, roczne obliczenie podatku od dochodu uzyskanego przez podatnika, a w przypadku nierezydentów również informację o wysokości przychodu (dochodu) uzyskanego przez osoby fizyczne niemające w Polsce miejsca zamieszkania - IFT-1/IFT-1R. Choć możliwe jest przekazanie tych druków zatrudnionym w formie tradycyjnej, czyli wydrukowanych i podpisanych odręcznie dokumentów podatkowych, również dokumenty te można dostarczyć elektronicznie, oszczędzając czas i pieniądze. Organy podatkowe oraz sądy jednoznacznie zezwalają na taką formę przekazania tych informacji i zeznań na rzecz zatrudnionych.

W 2025 r. płatnicy podatku PIT, pozostający osobami fizycznymi, wysyłając do urzędu skarbowego PIT-11 i IFT-1/IFT-1R, mają możliwość podpisywania ich zestawem 5 danych autoryzujących. Druki wysyłane elektronicznie do podatników, których one dotyczą, muszą być podpisane e-podpisem (bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu).

Czy można dostarczyć PIT elektronicznie ?

Nie ma obecnie ograniczeń co do wysyłania informacji PIT-11, PIT-8C, PIT-R oraz IFT-1/IFT-1R w formie elektronicznej do pracownika / podatnika. Dopuszczalnym jest przechowywanie tej dokumentacji w formie elektronicznej. Pracownik nie musi wyrazić zgody, choć taka zgoda lub choćby informacja o przesyłaniu tych dokumentów elektronicznie jest pożądana. To, o co powinien zadbać płatnik, to prawidłowe bezpieczne podpisanie informacji i deklaracji przesyłanych podatnikowi oraz możliwość wykazania jej dostarczenia.
Odpowiadając na wszystkie powyższe potrzeby, Wojewódzki Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 15 listopada 2013 r., sygn. akt I SA/Łd 1097/13 zgadzając się z podatnikiem, stwierdził że:

• realizacją obowiązku przekazywania podatnikowi dokumentów związanych z rocznym obliczeniem podatku (PIT-11, PIT-40) jest przekazywanie ich drogą elektroniczną w formie nieedytowalnej, opatrzonej bezpiecznym podpisem elektronicznym,
• brak jest obowiązku uzyskania pisemnej zgody na przesyłanie podatnikom deklaracji PIT-11, imiennych informacji podatkowych, bądź też deklaracji podatkowej PIT-40 za pośrednictwem komunikacji elektronicznej, a dostarczając pracodawcy adres swojej skrzynki pocztowej, stworzonej w celu odbierania informacji PIT-11 i deklaracji PIT-40, pracownik niejako sam zgadza się na ich otrzymywanie w tej postaci,
• potwierdzenie odbioru, przesłane automatycznie w przypadku otworzenia wiadomości zawierającej wyżej opisane deklaracje i informacje, będzie wystarczającym dowodem ich dostarczenia w taki sposób, który umożliwi podatnikowi zapoznanie się z nimi; zgodnie ze stanowiskiem Sądu Najwyższego wyrażonym w wyrokach z dnia 16 marca 1995 r., I PRN 2/95 oraz z dnia 9 grudnia 1999 r., I PKN 430/99. Możliwość zapoznania się z treścią oświadczenia woli nie musi równać się faktycznemu zapoznaniu z jego treścią. Skuteczne zatem doręczenie oświadczenia woli to takie, które daje adresatowi możliwość zapoznania się z oświadczeniem, choćby nawet w rzeczywistości tego nie uczynił.
• elektroniczne przechowywanie deklaracji sporządzonych w formie przepisanej prawem oraz opatrzonych kwalifikowanym podpisem elektronicznym stanowi wypełnienie obowiązku przechowywania dokumentów PIT-11, PIT-40, IFT-1/IFT-1R; możliwość dostarczania deklaracji w formie elektronicznej eliminuje konieczność przekazywania ich w formie papierowej.

Tego samego zdania był także Wojewódzki Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 22 października 2010 r., sygn. akt I SA/Po 486/10, w którym stwierdził, że „brak jest przeszkód prawnych dla uznania, że przekazanie deklaracji podatnikowi przez płatnika może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w sytuacji gdy wiadomość jest przesyłana w formie wiadomości elektronicznej z podpisem elektronicznym pod adres podatnika (pracownika) podany w tym celu, pod warunkiem, że zachowano wzór deklaracji".
Taką samą linię przyjmują obecnie organy podatkowe, np. Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi, w interpretacji z dnia 7 maja 2014 r., sygn. akt IPTPB1/415-163/13-8/14-S/KSU, czy Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 11 lutego 2015 r., sygn. akt IBPBII/1/415-951/14/MK.

Dostarczyć elektronicznie - na adres e-mail albo na profil podatnika

Miejscem docelowym, do którego przekazane mogą być wystawione elektronicznie i dostarczane z podpisem elektronicznym: PIT-11, IFT-1/IFT-1R mogą być zarówno adresy e-mail wskazane przez pracownika, jak również ich specjalne profile udostępnione przez płatnika. Prawo nie wskazuje bowiem metody i miejsca docelowego przekazania elektronicznie zeznań i informacji czy też formy, w jakiej podatnik ma się z nimi zapoznać.
Minister Finansów wskazał np. że alternatywną w stosunku do wysyłki na e-mail formą dostarczenia PIT-11, IFT pozotaje udostępnienie podatnikowi linku przekierowującego, gdzie podatnik wpisuje podany mu unikatowy login, dokonuje autoryzacji, a następnie na swój nr telefonu otrzymuje automatycznie unikatowe hasło dostępu do swojego konta. Za pomocą otrzymanego hasła podatnik loguje się na platformę internetową, w której udostępniona jest dotycząca tylko tego podatnika deklaracja PIT-11 (Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, 11 lutego 2015 r., sygn. akt IBPBII/1/415-951/14/MK).

Przeczytaj także o archiwizacji, przechowywaniu e-dokumentów pracowniczych i podatkowych (PIT-11, 8C i PIT-4R) >

Jak sporządzić PIT-11 i IFT i dostarczyć na www.odbierz-pit.pl

Korzystając z e-pity Płatnika masz możliwość przekazać wygenerowaną przez Ciebie deklarację lub przesłać elektronicznie pracownikowi na jego indywidualne, bezpieczne konto - profil w serwisie odbierz-pit.pl. Pracownik-podatnik będzie się logować do konta za pomocą jego danych autoryzujących, w tym za pomocą przekazanego mu na numer telefonu kodu dostępu.

Przekazanie informacji PIT odbywa się bezpośrednio w programie e-pity Płatnika. Dla pracownika odbiór druku jest bezpieczny i wygodny. Wystawione PIT-11, IFT mogą być przechowywane jak i usunięte przez pracownika po ich wygenerowaniu lub zapisaniu (np. na dysku twardym). 

Jeśli chcesz wysłać pracownikowi informację o jego przychodach (PIT-11, IFT) drogą elektroniczną zadbaj o to, aby:

• zachować odpowiedni wzór formularza PIT-11, IFT;
• podpisać druk e-podpisem;
• uzyskać potwierdzenie odbioru - doręczenia druku, a zatem informację o tym, że pracownik miał możliwość zapoznać się z drukiem;
• dokonać zmiany w regulaminie pracy;
• dla bezpieczeństwa oraz zachowania wiarygodności w oczach pracownika - poinformować go o elektronicznej formie wysyłki informacji i zeznań podatkowych.

Co daje wysłanie zeznań i informacji podatkowych w formie elektronicznej?

Pracodawca, doręczając druki elektronicznie:

• oszczędza czas swoich pracowników;
• oszczędza środki przeznaczone na wydruk formularzy oraz znaczki pocztowe (list polecony);
• dba o ekologię.

Jeśli zdecydujesz się na wysyłkę druku PIT-11 również do urzędu skarbowego poprzez system e-Deklaracje, możesz zachować termin jego złożenia do końca lutego. Jeśli jesteś uprawniony wysyłać PIT-11 do urzędu skarbowego w formie papierowej, uważaj - bo termin ten jest krótszy - wysyłki należy dokonać do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym.

Co daje otrzymanie PIT-11, IFT elektronicznie w profilu www.odbierz-pit.pl?

Pracownik, który otrzyma PIT-11, IFT elektronicznie w przeznaczonym dla niego indywidualnym profilu www.odbierz-pit.pl może:

• pobierając informację lub zeznanie wystawione mu przez pracodawcę, skorzystać automatycznie z bezpłatnego, bezpiecznego i prostego programu do wypełniania deklaracji podatkowych e-pity i automatycznie wczytać dane z PIT-11, IFT do swojego zeznania rocznego, wykazać ulgi i odliczenia oraz szybko i sprawnie przygotować deklarację podatkową;
• przesłać swój PIT roczny fiskusowi za pomocą Internetu.

PIT-11 proekologicznie

Możliwość przesyłania PIT-11, IFT elektronicznie, to nie tylko oszczędność czasu, ale przede wszystkim pieniędzy i środowiska naturalnego. Pracodawca nie musi ponosić kosztu związanego z drukowaniem PIT-ów oraz z zakupem znaczków pocztowych. Niepodważalne są także atuty ekologiczne. Zakładając, że swoje informacje podatkowe otrzyma mailem około 20 milionów osób, a każdy formularz ma dwie strony, oszczędzamy około 40 milionów kartek papieru, czyli znaczący kawałek lasu.

PIT-11, IFT dla pracownika w formie elektronicznej

Istnieje kilka sposobów przekazania PIT-11, IFT pracownikowi przez Internet. Podajemy te podstawowe, które można wykorzystać w Twojej firmie.

Metoda nr 1 - platforma elektroniczna udostępniona przez pracodawcę - płatnika:

• PIT-11 w wersji PDF zamieszczony na zabezpieczonej platformie internetowej (np. www.odbierz-pit.pl),
• Poinformowanie pracownika-podatnika o metodzie przekazania mu jego informacji i zeznań PIT-11, IFT za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w tym uzyskania adresu e-mail podatnika, na który zostanie przesłany indywidualny login i hasło dostępu do platformy z PIT-11,
• przesłanie na podany adres e-mail loginu i hasła dostępu do platformy z PIT-11,
• wygenerowanie raportu z logowania podatników do platformy z zamieszczonymi informacjami PIT-11 (potwierdzenie doręczeń informacji podatkowych).

Metoda nr 2 - adres elektroniczny podatnika miejscem przekazania informacji i zeznań podatkowych:

1. Poinformowanie pracownika o chęci wysyłki PIT-11, IFT na jego adres e-mail,
2. Uzyskanie od pracownika jego adresu e-mail,
3. Wygenerowanie informacji podatkowych i zeznań w formacie PDF,
4. Przesłanie PIT-11, IFT na podany adres e-mail,
5. Wygenerowanie adresów e-mail, na które nastąpiło doręczenie informacji podatkowych.