Jak i do kiedy wypełnić i rozliczyć PIT-4R

PIT-4R wypełnij w e-pity Płatnika

Informacja ta trafia zawsze do Urzędu Skarbowego celem przekazania danych o zaliczkach na podatek dochodowy przekazanych do urzędu przez płatników. PIT-4R traktuje się jako faktyczną deklarację pobranych przez płatnika (pracodawcę) zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych. Zatem stan w niej wskazany powinien zgadzać się z sumą zaliczek wpłaconych do Urzędu Skarbowego.

PIT-4R trafia wyłącznie do Urzędu Skarbowego. Nie należy jej doręczać podatnikowi, którego zaliczki są rozliczane. PIT-4R sporządza się zatem w jednej kopii (drugi egzemplarz warto zachować dla siebie w celach dowodowych).

W deklaracji wprowadza się dane autentyczne, zatem kwoty zaliczek na podatek faktycznie pobierane przez płatnika, chyba że deklaracja wymaga wyraźnie wskazanie kwot należnych (nawet jeśli nie byłyby pobrane).

Sporządza się wyłącznie jedną deklarację PIT-4R niezależnie od liczby pracowników (świadczeniobiorców), za których płatnik opłaca zaliczki. W deklaracji podać należy sumę świadczeniobiorców oraz sumę pobranych zaliczek; deklaruje się w niej również wartość wynagrodzenia dla płatnika z tytułu wykonywania tej funkcji (pobierania zaliczek, składania deklaracji).

Deklaracji nie sporządzają podatnicy wpłacający zaliczki na podatek wyłącznie za siebie. PIT-4R jest deklaracją płatnika (podmiotu obliczającego, pobierającego zaliczki na podatek i wpłacającego je na rzecz Urzędu Skarbowego), a nie rozliczającego własny podatek dochodowy.

Termin złożenia - do kiedy?

W roku 2017 deklarację PIT-4R za rok 2016 składa się do 31 stycznia 2017 r. Jeśli płatnik zaprzestał działalności przed tym terminem, deklarację składa się do dnia zaprzestania tej działalności.

Papierowy czy elektroniczny PIT-4R

Obecnie większość podatników składa PIT-4R w postaci elektronicznej. Płatnicy będący osobami fizycznymi mogą go podpisywać danymi autoryzacyjnymi (imię, nazwisko, NIP/PESEL, data urodzenia, kwota przychodu). Osoby zatrudniające więcej niż 5 osób oraz wszystkie biura rachunkowe mogą wysyłać druki tylko elektronicznie. Mniejsi podatnicy mogą wysyłać PIT-4R elektronicznie lub w formie tradycyjnej.

Wielu pracowników, jeden PIT-4R

Informacja PIT-4R składa się jednorazowo, niezależnie od ilości pracowników zatrudnianych przez pracodawcę. Oznacza to obowiązek:

  • prowadzenia ewidencji wynagrodzeń, w tym wynagrodzeń należnych za dany okres oraz wypłaconych w danym miesiącu,
  • podsumowania wynagrodzeń wypacanych w danym zakładzie pracy z danego rodzaju źródła w okresach miesięcznych, np. osobno umowy o pracę, osobno – umowy zlecenie, dzieło itp.

Indywidualne listy płac wskazują kwoty wynagrodzeń oraz kwoty należnych zaliczek na podatek za dany okres rozliczeniowy. Wpłat zaliczek płatnik dokonywać powinien do 20 dnia miesiąca następnego po okresie, w którym wynagrodzenie zostało przekazane lub postawione do dyspozycji danej osoby.
W PIT-4R wpisać należy w poszczególne miesiące sumę należnych za dany miesiąc zaliczek od wszystkich pracowników – z podziałem na poszczególne źródła. Suma ta pomniejszana jest o wartość składki na ubezpieczenie zdrowotne, odliczane od wynagrodzeń.

Przykład
Zaliczkę za wynagrodzenie za listopad pobraną w grudniu wpłaca się do urzędu do 20 stycznia - deklaruje się ją w PIT-4R jako zaliczkę należną za grudzień.
Podobnie, w przypadku wynagrodzeń wypłacanych z innych tytułów niż umowy o pracę, wpisać należy wartość zaliczek pobranych - za miesiąc ich pobrania, a nie za miesiąc wykonywania czynności  czy miesiąc wpłaty zaliczki.

Przykład
Zleceniobiorca wykonywał zlecenie w miesiącu maju, otrzymał wynagrodzenie w czerwcu, obniżone w tym miesiącu o należną zaliczkę na podatek. Wpłata zaliczki odbyła się w lipcu. Na PIT-4r uwzględnić należy zaliczki za miesiąc wypłaty.

Zerowy PIT-4R

Jeżeli podatnik nie dokonywał żadnych wypłat rodzących obowiązek poboru zaliczek, deklaracji nie trzeba wypełniać i składać. Podobnie nie musi składać tej deklaracji podatnik, który nie zatrudnia nikogo, zatem opłaca składki wyłącznie za siebie. Jeżeli podatnik dokonywał takich wypłat, jednak kwota zaliczek na podatek wyszła zerowa (ze względu na niskie dochody oraz kwotę składki ZUS i na ubezpieczenie zdrowotne), deklarację należy złożyć (por. Urząd Skarbowy w Sanoku, sygn. akt US.PDa-415/21/04). Jeżeli natomiast w danym roku lub miesiącu podatnik nie zatrudniał nikogo, lecz w pierwszym miesiącu wystąpiły jeszcze zaliczki, deklaracja powinna być złożona w związku z zapłatą tych zaliczek.

PIT-4R a przychody zwolnione

W PIT-4R nie uwzględnia się przychodów zwolnionych z opodatkowania. Od przychodów zwolnionych z opodatkowania nie pobiera się w trakcie roku zaliczek na podatek dochodowy oraz nie opłaca się podatku rocznego.

Gdzie wysyłamy PIT 4R - właściwość urzędu - do kogo?

PIT-4R powinno się przesłać do urzędu skarbowego właściwego według:

  • miejsca zamieszkania płatnika – osoby fizycznej albo
  • siedziby, a w przypadku gdy płatnik nie posiada siedziby – według miejsca prowadzenia działalności – gdy płatnik nie jest osobą fizyczną.

A więc PIT 4R i PIT 11 składa się do dwóch urzędów skarbowych – według odpowiednich właściwości płatnika oraz podatnika. Oczywiście może zdarzyć się, że właściwym dla obu podmiotów będzie ten sam organ skarbowy - wówczas oba druki wysyła się pod ten sam adres. Informację PIT 4R płatnik wypełnia także w sytuacji, gdy dokonuje na wniosek podatnika złożony przed 10 stycznia roku podatkowego rocznego obliczenia podatku za tego pracownika (deklaracja PIT 40, PIT 40A).