Bardzo dużym ułatwieniem w wypełnianiu deklaracji w programie jest fakt, że aplikacja e-pity Płatnika uczy się Twoich danych z każdą wypełnioną deklaracją.
Jeżeli wypełniając pierwszy raz np. PIT-11 dla Jana Kowalskiego wpiszesz jego dane takie jak: PESEL, adres, datę urodzenia itp., w każdej kolejnej deklaracji, gdy zaczniesz np. wpisywać nr PESEL pana Jana - program podpowie Ci dane Jana Kowalskiego i wybierając go z listy, jednym kliknięciem wypełnisz wszystkie dane, jakie już wcześniej wpisałeś, a jakie występują w danej deklaracji.
Wszystkie dane zebrane są w Aktówce. Podobnie w przypadku modyfikacji danych – jeżeli wybranej osobie zmieni się adres zamieszkania – to takiej zmiany możesz dokonać wypełniając konkretną deklarację. Przed jego zamknięciem aplikacja zapyta, czy dokonać modyfikacji danych w tym zakresie.
Możesz także jednorazowo wpisać dane osoby lub firmy oraz dokonać stosownych modyfikacji wywołując okno Aktówki w menu.
Po wejściu do Aktówki widzimy z lewej strony menu, według którego można posegregować wszystkie wpisy (kategorie menu: Wszystkie, Osoby fizyczne, Firmy i podmioty prawne, Z gwiazkdą, Usunięte, Urzędy).
Po zaznaczeniu myszką danego elementu listy (imię i nazwisko osoby), możemy przejść do modyfikacji tego elementu lub przejść do listy formularzy powiązanych z tym wpisem aktówki.
Po zaznaczeniu wpisu (konkretnej osoby) mamy dostęp do podstawowych funkcji dotyczących tego wpisu Aktówki, czyli możemy usunąć wpis, zmienić wyświetlaną nazwę, (opcja Więcej):
Na liście możemy zaznaczyć wiele wpisów jednocześnie, a także możemy oznaczać wpisy jako Z gwiazdką (aby mieć do nich szybszy dostęp).
Dane do Aktówki możesz także wygodnie dodać poprzez import danych z programu Płatnik, e-deklaracje, programu e-pity lub pliku XML.
Dodawanie nowej osoby lub firmy
Każdą nową osobę prywatną, pracownika lub firmę, podmiot prawny należy w Aktówce dodawać osobno, wybierając odpowiednio: "Dodaj osobę fizyczną" lub "Dodaj firmę lub podmiot prawny".
Wówczas pojawi się poniższy formularz danych, które należy wypełnić:
lub firmy, osoby fizycznej prowadzącej działalność oraz innych podmiotów.
Wpisanymi danymi osobowymi możesz zarządzać poprzez ich modyfikację (przycisk Modyfikuj)
lub całkowite usunięcie - przycisk Usuń.
Jest to przydatne np. w przypadku zmiany miejsca zamieszkania (siedziby), zmiany nazwiska czy zwolnienia pracownika.
Nazwy dodanych osób możesz posortować alfabetycznie, co ma szczególne znaczenie zwłaszcza przy dużej liczbie pracowników w firmie lub kontrahentów. Dokonujesz tego poprzez kliknięcie na napis Nazwa. Przydatna może się okazać także wyszukiwarka w Aktówce, dzięki której w szybki sposób znajdziesz daną firmę lub osobę. Do tej wyszukiwarki wpisz nazwę (imię i nazwisko) lub numer identyfikacyjny (NIP lub PESEL).
Aktówka jest bezpieczną formą przechowywania danych, gdyż nie są one przechowywane u nas, lecz na Twoim dysku lub "w chmurze". Tym samym nie musisz obawiać się o ich bezpieczeństwo, utratę lub kradzież związaną z korzystaniem z naszego programu. Jednocześnie aktówka znacznie przyspiesza czas wypełnienia deklaracji, gdyż wymagane na druku dane są z niej zaciągane za pomocą jednego kliknięcia – wyboru osoby/firmy z listy. Tym samym możesz mieć wypełniony druk w 60-70%, pozostaną Ci tylko do uzupełnienia pola, których danych nie ma w Aktówce.
