Bardzo dużym ułatwieniem w wypełnianiu deklaracji w programie jest fakt, że aplikacja e-pity Płatnika uczy się Twoich danych z każdą wypełnioną deklaracją.
Jeżeli wypełniając pierwszy raz np. PIT-11 dla Jana Kowalskiego wpiszesz jego dane takie jak: PESEL, adres, datę urodzenia itp., w każdej kolejnej deklaracji, gdy zaczniesz np. wpisywać nr PESEL pana Jana - program podpowie Ci dane Jana Kowalskiego i wybierając go z listy, jednym kliknięciem wypełnisz wszystkie dane, jakie już wcześniej wpisałeś, a jakie występują w danej deklaracji.
Wszystkie dane zebrane są w Aktówce. Podobnie w przypadku modyfikacji danych – jeżeli wybranej osobie zmieni się adres zamieszkania – to takiej zmiany możesz dokonać wypełniając konkretną deklarację. Przed jego zamknięciem aplikacja zapyta, czy dokonać modyfikacji danych w tym zakresie.
Możesz także jednorazowo wpisać dane osoby lub firmy oraz dokonać stosownych modyfikacji wywołując okno Aktówki w menu.
Po wejściu do Aktówki widzimy z lewej strony menu, według którego można posegregować wszystkie wpisy (kategorie menu: Wszystkie, Osoby fizyczne, Firmy i podmioty prawne, Ulubione, Kosz, Urzędy).
Po zaznaczeniu myszką danego elementu listy (nazwa firmy lub imię i nazwisko osoby), możemy przejść do zmiany tego elementu - opcja 'Modyfikuj'
lub przejść do listy formularzy - 'Formularze' powiązanych z tym wpisem aktówki.
Po zaznaczeniu wpisu (konkretnej osoby) mamy dostęp do podstawowych funkcji dotyczących tego wpisu Aktówki, czyli możemy usunąć wpis, zmienić wyświetlaną nazwę (opcja Więcej)
Na liście możemy zaznaczyć wiele wpisów jednocześnie, a także możemy oznaczać wpisy jako Z gwiazdką (aby mieć do nich szybszy dostęp).
Dane do Aktówki możesz także wygodnie dodać poprzez import danych z programu Płatnik, e-deklaracje, programu e-pity lub pliku XML.
Dodawanie nowej osoby lub firmy
Każdą nową osobę prywatną, pracownika lub firmę, podmiot prawny należy w Aktówce dodawać osobno, wybierając odpowiednio: "Dodaj osobę fizyczną" lub "Dodaj firmę lub podmiot prawny".
Wówczas pojawi się poniższy formularz danych, które należy wypełnić:
lub firmy, osoby fizycznej prowadzącej działalność oraz innych podmiotów.
Wpisanymi danymi osobowymi możesz zarządzać poprzez ich modyfikację (przycisk Modyfikuj)
lub całkowite usunięcie - przycisk Usuń.
Jest to przydatne np. w przypadku zmiany miejsca zamieszkania (siedziby), zmiany nazwiska czy zwolnienia pracownika.
Nazwy dodanych osób możesz posortować alfabetycznie, co ma szczególne znaczenie zwłaszcza przy dużej liczbie pracowników w firmie lub kontrahentów. Dokonujesz tego poprzez kliknięcie na napis Nazwa. Przydatna może się okazać także wyszukiwarka w Aktówce, dzięki której w szybki sposób znajdziesz daną firmę lub osobę. Do tej wyszukiwarki wpisz nazwę (imię i nazwisko) lub numer identyfikacyjny (NIP lub PESEL).
Aktówka jest bezpieczną formą przechowywania danych, gdyż nie są one przechowywane u nas, lecz na Twoim dysku lub "w chmurze". Tym samym nie musisz obawiać się o ich bezpieczeństwo, utratę lub kradzież związaną z korzystaniem z naszego programu. Jednocześnie aktówka znacznie przyspiesza czas wypełnienia deklaracji, gdyż wymagane na druku dane są z niej zaciągane za pomocą jednego kliknięcia – wyboru osoby/firmy z listy. Tym samym możesz mieć wypełniony druk w 60-70%, pozostaną Ci tylko do uzupełnienia pola, których danych nie ma w Aktówce.